本局作業要點

最後更新日期: 2019/5/1

南投縣政府稅務局檔案應用作業要點

中華民國108年4月26日投稅行字第1080950023號函訂定

 

一、 為辦理民眾向本局申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱檔案應用)之相關作業及程序,爰依據檔案法第17至21條、政府資訊公開法、行政程序法第46條等規定訂定本要點。


二、 申請人申請檔案應用時,應填具檔案應用申請書或以書面向本局提出申請,並應載明下列事項:
(一) 申請人姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件號碼。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
(二) 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件號碼;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
(三) 申請項目。
(四) 檔案名稱或內容要旨。
(五) 檔號。
(六) 申請目的。
(七) 有使用檔案原件必要者,其事由。
(八) 申請日期。
前項申請,得以親自持送或以書面郵寄方式為之。


三、 本局受理申請書後,依權責分文至業務單位審理。業務單位依據申請書所載事項,查檢其正確性,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨等相關資料。業務單位並應檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人於7日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁回其申請。受理申請,應儘速辦理,最遲應自受理之日起30日內,以書面通知申請人准駁結果。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

 

四、 檔案應用之准駁視具體個案情形,依檔案法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理。業務單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥准駁通知書及准駁表,併同申請書或相關文件,必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見;檔案如有應限制公開或提供之部分,應先予註記後,簽陳局長核可。准駁通知書應載明下列事項:
(一) 檔案應用准駁之意旨。
(二) 檔案應用方式、時間及處所。
(三) 檔案應注意事項及收費標準。
(四) 應攜帶之相關證明文件。
業務單位除應備妥准駁通知書回覆申請人,並須將准駁通知書影本送檔案管理單位。

 

五、 申請案件經核准者,業務單位應於檔案應用約定日期前備妥檔案、申請書影本及檔案應用簽收單。核准應用之檔案,除申請應用檔案原件經核准者外,應以提供複製品為原則。如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之,檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用;檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申請人。

 

六、 申請人於收受准駁通知書後應儘速至本局應用檔案,並於預計應用3日前與業務單位承辦人連絡,以資準備。本局檔案應用處所開放時間為政府機關正常上班日之上午9時至11時及下午2時30分至4時30分。申請人應用檔案時應出示准駁通知書及身分證明文件供查驗後始得應用。業務單位將檔案交付申請人使用,並請其於檔案應用簽收單簽名。

 

七、 申請人閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為。如有發生下列情形者,本局得停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
(一) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二) 拆散已裝訂完成之。
(三) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
有關抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及相關規定辦理。

 

八、 檔案應用完畢,業務單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後並依前條規定相關規定辦理。應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業務單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,再行約定應用日期。申請人閱畢檔案應歸還業務單位並經點收無訛後,於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。

 

九、 檔案應用完畢還卷後,應依國家發展委員會檔案管理局訂頒之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」計算申請人閱覽、抄錄或複製檔案應繳之費用,並開立收據併同檔案複製品,交予申請人。如需提供檔案複製郵寄服務者,應先收取申請人繳交之郵資(以實支數額計算)、處理費(每次新臺幣50元)及複製費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人。

 

十、 本要點自發布日實施,修訂時亦同。